事業計画を作った後、半年後に見直してみると「計画通りに進んでいる」と報告されているのに、現場の担当者は「実は止まっている」と感じている。そういう状況は珍しくありません。進捗管理が形骸化すると、問題の発見が遅れ、修正のコストが大きくなります。
01 形式化が生じる理由
進捗管理が形骸化する最も多い原因は、「報告のための報告」になることです。担当者が進捗報告書を作成する目的が、上司への報告だけになると、報告書の内容が実態から離れていきます。
もう一つの原因は、目標の設定が曖昧なことです。「地域の活性化を図る」という目標では、進捗を測る基準がありません。具体的な指標がなければ、進捗管理は機能しません。
02 月次レポートと対面確認の組み合わせ
進捗管理を機能させるために有効なのは、月次レポートと四半期ごとの対面確認を組み合わせることです。月次レポートは、数字と簡単なコメントで現状を記録します。対面確認では、レポートに書かれていない「現場の感触」を確認します。
対面確認の場では、「計画通りに進んでいない部分はどこですか」という問いから始めることにしています。問題を隠す必要がない雰囲気をつくることが、正直な情報共有につながります。
03 計画の修正を恐れない文化をつくる
計画の修正を「失敗」として捉える組織では、問題が表面化しにくくなります。計画は、実行しながら修正するものという認識を、関係者全員で共有することが重要です。
修正の記録を残すことも大切です。なぜ修正したか、修正後にどう変わったかを記録しておくことで、次の計画策定に活かせる情報が蓄積されます。
進捗管理の仕組みは、計画を守るためではなく、計画を現実に合わせて更新するためにあります。その認識の転換が、形骸化を防ぐ最初の一歩です。