自治体の組織診断を依頼されたとき、最初にすることは資料を読むことではありません。まず、「誰が何を困っているか」を確認することです。担当者が感じている問題と、管理職が認識している問題が一致していないことは珍しくなく、その差を把握しないまま診断を進めると、報告書が現場に届かないものになります。
01 情報断絶が発生する場所
部署間の情報共有がうまくいっていない組織では、「知らなかった」という言葉が頻繁に出てきます。会議の議事録が共有されていない、担当者が変わると引き継ぎが途切れる、隣の部署が何をしているかわからない。これらは個人の問題ではなく、情報の流れを設計していないことから生じます。
ヒアリングでは、「最後に他の部署から情報をもらったのはいつですか」という問いが有効です。答えに詰まる場合、情報断絶が慢性化しているサインです。
02 意思決定遅延の原因となる仕組み
意思決定が遅い組織では、決裁のルートが複雑になっていることが多いです。担当者から係長、課長、部長と順番に上がっていく中で、どこかで止まっている。止まっている理由は、判断材料が不足しているか、責任の所在が曖昧かのどちらかであることがほとんどです。
診断の際は、直近半年間で「決まるのに予想より時間がかかった案件」を三つ挙げてもらうことにしています。それぞれについて、どこで止まったかを確認すると、構造的な問題が見えてきます。
03 属人化の見つけ方
「この業務は〇〇さんしかわからない」という状況は、多くの自治体で起きています。属人化は、担当者の能力が高いことの結果として生じることもあるため、本人も周囲も問題として認識しにくい。
確認の方法は単純です。「その担当者が一週間不在になったとき、業務は止まりますか？」と聞くことです。止まると答えが返ってきた業務が、属人化のリスクを抱えている箇所です。マニュアルの有無だけでなく、マニュアルを読んで実際に動ける人が何人いるかまで確認します。
組織診断は、問題を見つけることが目的ではありません。関係者全員が「同じ問題を見ている」状態をつくることが、改善の出発点になります。